Vertrag über die Datenverarbeitung im Auftrag

nach Artikel 28 DSGVO

1. Allgemeines

(1) Soweit die move UP Gesellschaft für Gesundheitsmanagement mbH, Wendenstraße 130, 20537 Hamburg (nachfolgend: Auftragnehmer) personenbezogene Daten weisungsgebunden im Auftrag eines Auftraggebers verarbeitet und die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht zu eigenen Zwecken erfolgt, liegt eine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor. Dieser Vertrag regelt die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung der personenbezogenen Daten.

(2) Dieser Vertrag kommt zustande, indem der zwischen den Parteien geschlossene Leistungsvertrag oder die diesen Leistungsvertrag begleitenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf diesen Auftragsverarbeitungsvertrag verweist und dieser Vertrag über den Verweis Bestandteil der insgesamt zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarungen wird.

(3) Sofern in diesem Vertrag Begriffe verwendet werden, die in Art. 4 DSGVO gesetzlich definiert sind, wird die gesetzliche Definition auch für die Begriffsverwendung in diesem Vertrag zugrunde gelegt. Die gilt z.B. für „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „Dritter“, „Einwilligung“ und „Aufsichtsbehörde“.

(4) Der Auftraggeber entscheidet über die Mittel und Zwecke der durch diesen Vertrag geregelten Datenverarbeitung. Der Auftragnehmer handelt insoweit weisungsgebunden; allein mit Blick auf die Wahl der technischen Mittel steht dem Auftragnehmer ein eigenständiger Entscheidungsspielraum zu.

(5) Ziel dieses Vertrags ist es, die Anforderungen an den Datenschutz sicherzustellen, so dass der Auftraggeber dem Auftragnehmer Daten zur weisungsgebundenen Verarbeitung rechtskonform zugänglich machen kann.

2. Gegenstand des Auftrags

Der konkrete Gegenstand der Verarbeitung ergibt sich aus dem zwischen den Parteien vereinbarten Leistungsvertrag. Zudem sind Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgehalten.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist (siehe auch Nr. 4 Absatz 4). 

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen. 

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat. 

(2) Der Auftragnehmer führt die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durch. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn der Datenschutz für den Transfer nach mindestens einer der besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 bis 49 DSGVO gewährleistet ist. 

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen. 

(4) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(5) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich. 

(6) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten auf Anfrage mitteilen; zudem sind die Kontaktdaten in der Datenschutzinformation des Auftragnehmers genannt, die auf der Internetseite des Auftragnehmers veröffentlicht ist. 

(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

  • eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
  • eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Nr. 11 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

8. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Zum Nachweis, dass der Auftragnehmer die gesetzlichen und vereinbarten Pflichten einhält, kann er dem Auftraggeber folgende Informationen zur Verfügung vorlegen: Durchführung eines Selbstaudits, unternehmensinterne Verhaltensregeln einschließlich eines externen Nachweises über deren Einhaltung, genehmigte Verhaltensregeln nach Art. 40 DSGVO oder Datenschutzzertifikate nach Art. 42 DSGVO.

(3) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 erforderlich ist.

(4) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(5) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Der Auftragnehmer darf die Kontrolle von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte ein durch den Auftraggeber beauftragter Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen, wenn dies im Hauptleistungsvertrag vereinbart ist.

(6) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber nach Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

9. Unterauftragsverhältnisse

(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer nennt alle bereits bei Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage 2 zu diesem Vertrag. Der Auftraggeber stimmt diesen bestehenden Unterauftragsverhältnissen durch den Abschluss des Vertrags zu. Soweit der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit einen weiteren Unterauftragnehmer hinzuziehen möchte oder einen Unterauftragnehmer durch einen anderen ersetzen möchte, informiert er den Auftraggeber hierüber in Textform und weist ihn auf sein Recht zum Widerspruch hin. Sollte der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen widersprechen, gilt die Beauftragung des neuen Unterauftragnehmers als genehmigt.

(2) Der Auftragnehmer hat jeden Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer hinreichende Garantien dafür bietet, dass er die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat.

(3) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten. 

(4) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(5) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse des Auftraggebers (Nr. 8 dieses Vertrages) und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(6) Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne der Absätze 1 bis 5 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. 

10. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist hierzu verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen. Dies gilt insbesondere für die besonderen Vertraulichkeitspflichten für Berufsgeheimnisträger, deren Verletzung nach § 203 Strafgesetzbuch (StGB) eine Straftat darstellen kann. 

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten für den Auftraggeber tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat. Hat der Auftraggeber darauf hingewiesen, dass für ihn die Pflichten für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB gelten, hat der Auftragnehmer seine Beschäftigten und alle weiteren Auftragnehmer ausdrücklich auf die Strafbarkeit nach § 203 StGB hinzuweisen und diese auf den Schutz der beruflichen Vertraulichkeit ausdrücklich zu verpflichten.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

11. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann. 

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

12. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

13. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert im zwischen den Parteien geschlossenem Leistungsvertrag vereinbart.

14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Erforderlichkeit und Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.

15. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und endet mit dem spätesten Ablauf eines zwischen den Parteien vereinbarten Leistungsvertrag, mit dem der Auftraggeber eine Verarbeitung beim Auftragnehmer in Auftrag geben hat.

(2) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

16. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt. Für Datenträger gilt, dass diese im Falle einer vom Auftraggeber gewünschten Löschung zu vernichten sind, wobei mindestens die Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 einzuhalten ist; die Vernichtung ist dem Auftraggeber unter Hinweis auf die Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399 nachzuweisen.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.

17. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

Anlage 1 – Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst eine oder mehrere der folgenden Leistungen:

(a) Academy für Gesundheitsmanagement

Der Auftragnehmer betreibt eine digitale Academy für individuelles Gesundheitsmanagement, zu der Beschäftigte des Auftraggebers über persönliche Benutzerkonten Zugang erhalten. Im Rahmen der einzelnen Academy-Angebote werden verschiedene Daten zu den Benutzenden erfasst, teils automatisiert und teils durch entsprechende Eingabe durch die Benutzenden.

Der Auftraggeber trägt als Bereitsteller der Namen und Kontakte seiner Beschäftigten für diese Daten die Verantwortung. Der Auftragnehmer nutzt diese Basisdaten allein für die zentrale Einrichtung der Benutzerkonten. Es findet keine darüber hinausgehende Verwendung der Profildaten für eigene Zwecke des Auftragnehmers statt. Auch ein Transfer der Daten an Dritte für eine Nutzung durch diese erfolgt nicht.

Alle Angebote der Academy sind darauf ausgerichtet, den Benutzenden individualisierte Anleitungen aus dem Bereich des Gesundheitsmanagements zur Verfügung zu stellen und den Benutzenden zu ihren Fortschritten und ihrem Status quo Rückmeldung zu geben.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber keine Daten zu einzelnen Benutzenden zur Verfügung, da die Academy-Teilnahme nicht als Grundlage der Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden soll. Dem Auftraggeber werden nur aggregierte Nutzungsdaten in Form statistischer Auswertung zur Verfügung gestellt.

(b) Challenges

Viele Angebote zum Gesundheitsmanagement werden als sogenannte Challenges angeboten, bei denen zusätzlich zu den Informationsinhalten wie bei einer Academy der Fokus auf der Dokumentation eigener Leistungen liegt. Darüber ist eine persönliche Erfolgskontrolle möglich sowie das Vergleichen der eigenen Leistungen mit anderen Teilnehmenden sowie das Gewinnen von Auszeichnungen beziehungsweise eine (positive) Platzierung in einem gemeinsamen Ranking. Dieser Wettbewerbsansatz unterstützt die Motivation, das Angebot aktiv und erfolgreich zu nutzen.

Der konkrete Zuschnitt der Challenge ergibt sich aus der jeweiligen Beauftragung. In Frage kommen sehr unterschiedliche Angebote wie Zucker-Challenge, Schritte-Challenge, Entspannungs-Challenge oder viele andere Formen.

(c) Bereitstellung einer Landingpage

Der Auftragnehmer betreibt für den Auftraggeber eine Internetseite als Landingpage zu den Leistungen des Auftraggebers für seine Beschäftigten und deren Gesundheitsmanagement. Auf der Landingpage können die Beschäftigten sich zu den Angeboten ihres Arbeitgebers informieren und zu Angeboten anmelden. Die weitere Verarbeitung der Anmeldungen erfolgt in eigener Verantwortung des Auftraggebers.

Der Auftragnehmer hat allein in seiner Funktion als Hostinganbieter Zugriff auf personenbezogene Daten, soweit diese vom Standardweblog erfasst werden. 

2. Arten personenbezogener Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

  • Name und E-Mail-Adresse
  • Zuordnung zu einem Arbeitgeber oder Auftraggeber (als Kostenträger)
  • genutzte Angebote und Fortschritte (Aktivitätenhistorie)
  • Zielerreichungen (z.B. Zahl gegangener Schritte)
  • Rankings und Auszeichnungen (z.B. Platzierung bei internen Wettbewerben)
  • zusätzliche Angaben, die Benutzende ihrem Profil hinzufügen
  • Kommunikation der Benutzenden mit dem Auftragnehmer

3. Kategorien betroffener Person

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers
  • Personen, die der Auftraggeber zur Teilnahme an den Gesundheitsangeboten einlädt

 

Anlage 2 – Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende Unternehmen:

Unternehmen Adresse Leistung Land
Strato AG Otto-Ostrowski-Str. 7,

10249 Berlin

Hosting der Internetseiten und der dahinterliegenden Datenbanken Deutschland (EU)
Christian Mörstedt Kurpromenade 13,

99947 Bad Langensalza

Externe Administration der Internetseiten und der dahinterliegenden Datenbanken  Deutschland (EU)

 

Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit im Sinne des Artikels 32 DSGVO.

  • Alle Beschäftigten werden auf die Vertraulichkeit und die Einhaltung von Maßnahmen zur Informationssicherheit und Datenschutz verpflichtet. 
  • Alle Beschäftigten werden in dem für ihre Aufgaben erforderlichen Umfang zu Informationssicherheit und Datenschutz geschult. Schulungen werden regelmäßig wiederholt und aktualisiert.
  • Die Vergabe von Zugangsberechtigungen wird regelmäßig überprüft. Verlässt ein Beschäftigter den Auftragnehmer, greift ein Offboarding-Prozess, um eine Beendigung der Zugangsrechte sicherzustellen.
  • Der Auftragnehmer hat für seine Datenverarbeitungssysteme Berechtigungskonzepte etabliert, die den Zugang zu den Systemen auf das erforderliche Minimum beschränken. 
  • Für Benutzerkonten gelten hochwertige Passwortstandards. Nach Möglichkeit kommen Multifaktorauthentifizierungssysteme zum Einsatz.
  • Daten werden getrennt nach Kunden und Aufgaben gespeichert, um ein effektives Berechtigungsmanagement zu ermöglichen.
  • Dienstleister werden sorgfältig unter besonderer Berücksichtigung von Informationssicherheit und Datenschutz ausgewählt und vertraglich auf die Einhaltung entsprechender Standards verpflichtet. 
  • Alle Dienstleister, die ihre Leistungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erbringen, müssen entsprechend den Pflichten aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Verarbeitung von Daten in sogenannten Drittstaaten bieten. Regelmäßig erfolgt eine solche Garantie über den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln.
  • Alle Maßnahmen zur Einhaltung von Informationssicherheit und Datenschutz werden fortlaufend überprüft und entsprechend dem Stand der Technik, der rechtlichen Entwicklung und den Risiken durch die jeweilige Datenverarbeitung optimiert.

Mit Blick auf die Sicherheitsmaßnahmen, die das Hosting unserer Internetseiten und Datenbanken betreffen, verweisen wir auf die Sicherheitsinformationen unseres Unterauftragnehmers Strato AG, in dessen Bereich die Sicherung des Rechenzentrums und des darüber betriebenen Webhosting fällt. Stratos jeweils aktuelle Sicherheitsmaßnahmen sind dokumentiert auf: https://www.strato.de/sicherheit/